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檔案管理外包(AMO)

服務提供:愛博仁人力資源 訪問量:128

愛博仁人力資源核心業務之--檔案管理外包(AMO)

        釋義

      檔案管理外包(Archives Management Outsourcing)亦稱檔案工作。是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱,具體是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

        檔案管理外包(托管)服務的好處

      任何一家公司或企業如果能夠有一個健全的檔案管理系統,將會對本身的運營效率有莫大的幫助。如果以成本效益來比較,使用外包服務的經濟性將遠大于企業費時費力的自建檔案庫房,所以檔案管理外包服務這種新型的現代服務業態應運而生,使企業既能夠降低成本又能提高企業總體效率。

      1. 降低資料遺失、被竊及損毀等風險及重建成本;

      2. 節省昂貴的辦公室空間成本或外租倉庫租金,可將成本運用在創造利潤之用途。
      3. 簡化辦公室環境,節省儲存架柜設備的投資。
      4. 精簡人力,減少花費時間與人力成本去找尋所需資料及歸檔。可幫助員工專注在主要工作上,提升員工生產力及工作效率。
      5. 隨時依需要,提供存儲中資料之相關完整的網絡資訊報表(以授權密碼開放),協助公司各部門資料掌控。
      6. 維持資料機密性,由客戶指定授權之特定員工才有密碼上網查詢、調閱權力。
      7. 每箱/ 件資料進出都經條形碼掃描登錄文件保管中心。對每筆資料都可有精確管理記錄,無論資料的動向還是在倉庫內、運輸中或在客戶處,都可完全掌控。
      8. 可選擇性及電腦索引編碼,可避免資料遺失并可依各部門區分,分列成冊。
      9. 可網絡連線即時做電腦資料查詢、下單,以求實效。

      10. 可做到快速的資料檔案收送,只需要網絡下單或一張傳真資料,檔案即可在要求的時間內送達。

       服務內容

      我們的服務包括三大方面,企業檔案托管、個人檔案托管、電子檔案托管。

       一、企業檔案保管

      檔案作為一種信息資源,是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作,同時作為與企業同步發展的無形資產,在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理,是企業必須做好的一項基礎性工作,在企業發展的同時檔案工作不被削弱,建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系,使得檔案工作的發展不滯后于企業發展速度,成為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件,對規避和抵御各種風險起到極其重要的作用。

      當企業沒有一套完備的檔案管理體系和保管體系,選擇檔案托管是不二的選擇!

      企業檔案包括:黨群工作類,行政管理類,經營管理類,生產技術管理類,產品類,科學技術研究類,基本建設類,設備儀器類,會計檔案類,人事檔案類等系列檔案。

一級類目

二級類目

基本范圍

類目號

類目名稱

類目號

類目名稱

0

黨群工作類

 

 

黨務、組織、宣傳、工會、共青團、婦女工作、協會(學會)等方面文件材料

1

行政管理類

 

 

行政事務、治安保衛、法律事務、審計、人事勞資、教育培訓、醫療衛生、處理糾紛、后勤福利、外事等方面文件材料

2

經營管理類

 

 

經營決策、企業產權、計劃統計、財務管理、產品銷售、物資管理、企業管理、對外經貿、市場信息、分析、廣告宣傳等方面的文件材料

3

生產技術管理類

 

 

生產管理、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作、標準化工作、設備管理、基建管理等方面的文件材料

4

產品類

 

產品檔案二級類目按產品種類或系列產品設置

同一類型產品內,包含產品從開發、設計、工藝、配方、工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標廣告和產品評優的全過程材料

5

科學技術研究類

 

科研檔案二級類目按課題性質設置

同一科研項目內,包含課題立項研究準備、研究試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用等項目研究和管理的全過程

6

基本建設類

 

綜合

全廠平面圖、給排水蒸氣管道圖、動力、照明線路圖、通訊線路圖等

生產建筑及輔助生產建筑

車間工程項目,包含工作依據、基礎性、設計、管理性、施工和竣工驗收等文件材料。輔助生產建筑包括倉庫、鍋爐房、配電間、污水處理工程、水泵房、水塔等工程項目

辦公、生活

辦公樓、傳達室、食堂、住宅等工程項目

  7  

設備儀器類

 

設備檔案二級類目按設備的種類或用途或使用性質設置

同一設備儀器內,含該設備的購置、隨機文件、安裝調試、驗收、運行記錄、維護修理和設備管理等全過程材料

8

會計檔案類

  1  

憑證

各種會計憑證

2

賬簿

各種財務賬簿

3

報表

各種財務報表

4

其他

 

 9

人事檔案類

 

人事檔案

包括員工的個人檔案,企業招聘、錄用、合同、培訓、薪資、考核、獎懲、辭退等。

人事檔案托管 。

      二、個人檔案保管

      個人人事檔案是個人歷史真實完整的記錄。目前,辦理工齡確定、工作調動、交納各類社會保險、退休、領取失業金、考研、公務員錄用、職稱申報、出國(境)政審、個人信用以及參加各類考試等都必須依據個人檔案。如果個人檔案丟失,將嚴重影響以上相關手續的辦理。

      人個人事檔案是嚴禁個人自存的,如果自己拿著檔案,檔案就成了不折不扣的“死檔”,檔案的各項事宜均不能辦理,將會直接影響到將來的考公務員、事業單位、國有企業招錄、考研等一系列的事宜。

序號

服務項目

主要服務內容

可提供增值服務

1

檔案托管

個人人事檔案保管

代繳五險一金、戶口遷移、人事檔案、黨組織關系以及涉及檔案(戶口)遷移的各項證明。

2

資料托管

個人重要資料、書稿、合同、契約、古籍等保管。

整理、裝裱、修復,數字化處理等。

3

圖片、影像托管

照片、影像資料等保管。

裝裱、修復,數字化處理等。

拓展閱讀:人事代理之人事檔案的重要性           >>點擊進入閱讀

      三、電子檔案存儲

      電子檔案存儲:企事業單位本地和異地檔案的災備磁帶、磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、縮微膠片等電子文件。

       服務優勢

      1、專業的團隊服務
      愛博仁人力資源公司專業的人力資源、檔案管理團隊,為企業、個人的檔案管理提供強大的專業保障;
      2、豐富的實操經驗
      專業的檔案管理服務,豐富的行業服務經驗,可以根據客戶需求提供個性化的檔案整理、修裱服務和事后支撐;
      3、誠信的服務體系
      基于誠信的服務宗旨,愛博仁公司為客戶提供的是可靠、安全、快捷的服務,選擇我們,您可以放心地使用我們服務,無任何后顧之憂;
      4、強大的人力資源平臺

      愛博仁人力資源公司目前已擁有強大的檔案管理平臺,檔案管理平臺 可為您提供專業的檔案自主管理、查詢等服務,選擇愛博仁,您就選擇了放心!

       服務團隊

      外包服務部---人力資源外包專業服務團隊。

        聯系我們

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